Як директору захистити себе ще до вступу на посаду

Як директору захистити себе ще до вступу на посаду

Посада директора — це не лише нові можливості. Це ще й відповідальність за бізнес, який ви могли не створювати і про який можете знати далеко не все. Розповідаємо, що варто перевірити до призначення, щоб не відповідати за чужі помилки.

Посада директора може приховувати більше ризиків, ніж здається

Уявіть ситуацію.

Вам пропонують очолити компанію. Бізнес працює багато років, має офіс, працівників, клієнтів. Засновники запевняють, що потрібно лише «налагодити процеси» або «дати новий поштовх розвитку». Усе виглядає переконливо, і вже за кілька днів ваше прізвище з'являється в Єдиному державному реєстрі як керівника товариства.

А через місяць починають надходити листи від податкових органів, виклики до суду, вимоги кредиторів, ухвали про тимчасовий доступ до документів або запити правоохоронних органів. Виявляється, підприємство має значну заборгованість, бухгалтерія роками велася з порушеннями, а між учасниками триває корпоративний конфлікт.

Новий директор часто щиро дивується: більшість цих подій стосується діяльності компанії, яка відбувалася ще до його призначення. Проте саме він стає посадовою особою, яка представляє підприємство, взаємодіє з контролюючими та правоохоронними органами, забезпечує збереження документів і повинна пояснювати обставини діяльності товариства.

На практиці ми регулярно бачимо ситуації, коли керівник дізнається про реальний стан справ уже після призначення. Саме тому юридична перевірка компанії перед вступом на посаду — це не прояв недовіри до власників, а елементарний спосіб захистити себе.

Не погоджуйтеся керувати компанією, яку ви не знаєте

Перш ніж підписувати документи про призначення, варто відповісти на просте запитання: що саме ви приймаєте в управління?

Багато директорів обмежуються розмовою із засновниками. Проте цього недостатньо. Відкрита інформація про підприємство може розповісти значно більше, ніж презентація бізнесу.

Варто перевірити, чи не має компанія податкового боргу, відкритих виконавчих проваджень, судових спорів, арештів майна або інших обставин, які можуть вплинути на її діяльність. Не менш важливо зрозуміти, чи не перебуває підприємство у фактичній фінансовій кризі.

Іноді вже на цьому етапі стає очевидно, що новому директору пропонують не розвиток бізнесу, а ліквідацію накопичених проблем.

Про що засновники часто забувають попередити нового директора

У більшості випадків власники бізнесу не мають наміру приховувати проблеми підприємства. Проте нерідко вони самі не усвідомлюють усіх юридичних наслідків, які можуть настати для нового керівника.

Погоджуючись очолити компанію, директор отримує не лише право підпису та можливість управляти бізнесом. Він стає посадовою особою, яка представляє підприємство перед державними органами, відповідає за організацію його діяльності, забезпечує збереження документів, підписує звітність, укладає договори та приймає управлінські рішення.

Саме тому будь-які проблеми компанії — податкові спори, виконавчі провадження, корпоративні конфлікти або кримінальні провадження — рано чи пізно можуть торкнутися і директора.

Це зовсім не означає, що новий керівник автоматично нестиме відповідальність за дії своїх попередників. Однак саме він першим взаємодіятиме з контролюючими та правоохоронними органами, надаватиме документи, пояснення та організовуватиме роботу підприємства після свого призначення.

Саме тому директор повинен чітко розуміти, якою є історія компанії ще до того, як погодиться її очолити.

Найбільша помилка — прийняти справи «на словах»

Досить поширена ситуація, коли попередній директор передає печатку, електронний підпис і кілька папок із документами. На цьому процес передачі справ завершується.

Через певний час з'ясовується, що частини договорів немає, кадрові документи відсутні, первинна бухгалтерська документація втрачена, а доступ до окремих електронних сервісів узагалі неможливо відновити.

У такій ситуації пояснювати причини відсутності документів доведеться вже новому директору.

Саме тому передача справ повинна бути оформлена письмовим актом із детальним переліком документів, матеріальних цінностей, електронних ключів, печаток та доступів, які фактично отримав новий керівник.

Важливо зрозуміти реальний стан підприємства

Посада директора не означає автоматичну відповідальність за всі минулі порушення компанії. Але вона означає відповідальність за те, що відбуватиметься після вашого призначення.

Якщо підприємство вже має значні фінансові проблеми, їх потрібно виявити до того, як ви почнете виконувати свої повноваження.

Слід отримати інформацію про кредити, податкову заборгованість, борги перед працівниками, найбільші договори та судові спори. Не менш важливо зрозуміти, чи ведеться бухгалтерський облік належним чином, хто відповідає за звітність і чи були до компанії претензії контролюючих органів.

Якщо власники не готові відкрито надати цю інформацію або постійно відкладають відповідь, це вже саме по собі є серйозним сигналом.

Директор повинен знати межі своїх повноважень

Ще одна поширена помилка — погоджуватися на посаду, не ознайомившись зі статутом товариства та умовами свого призначення.

На практиці директори нерідко дізнаються вже після укладення значного договору, що для такого правочину була потрібна згода загальних зборів учасників або наглядової ради.

Перед вступом на посаду необхідно чітко розуміти, які рішення директор може приймати самостійно, а які потребують погодження власників. Це дозволить уникнути конфліктів як усередині компанії, так і з контрагентами.

Корпоративний конфлікт — ризик, який часто недооцінюють

Іноді головною проблемою є навіть не фінансовий стан підприємства.

Найбільший ризик полягає в тому, що власники роками не можуть домовитися між собою.

У такій ситуації директор опиняється між двома сторонами конфлікту. Кожна з них очікує лояльності, блокує рішення або намагається використати керівника у власних інтересах.

Саме з таких ситуацій часто починаються історії, коли директор не може отримати необхідні рішення, не має можливості нормально працювати, а згодом навіть не може припинити свої повноваження.

Не бійтеся фіксувати проблеми

Якщо під час прийняття справ ви бачите, що частина документів відсутня, майно не відповідає обліку або бухгалтерія має очевидні недоліки, це потрібно зафіксувати.

Багато керівників не хочуть починати роботу з конфлікту й погоджуються «вирішити все пізніше». Саме це рішення згодом може стати найбільшою помилкою.

Документально оформлені зауваження допомагають підтвердити, що відповідні проблеми існували ще до призначення нового директора.

Сім документів, які директор повинен отримати в день призначення

До моменту початку роботи бажано отримати:

• статут товариства та рішення про призначення;
• акт приймання-передачі документів;
• інформацію про чинні договори;
• фінансову звітність підприємства;
• ключі кваліфікованого електронного підпису та всі необхідні доступи;
• інформацію про судові справи й виконавчі провадження;
• контакти учасників товариства та осіб, відповідальних за бухгалтерський і кадровий облік.

Висновок

Директор відповідає не лише за розвиток бізнесу. Він відповідає за організацію роботи підприємства, взаємодію з державними органами, збереження документації, виконання вимог законодавства та прийняття управлінських рішень.

Саме тому вступ на посаду не повинен починатися з підписання наказу або внесення відомостей до ЄДР. Він повинен починатися з юридичної перевірки підприємства.

Директор приймає не лише повноваження. Він приймає управління бізнесом із його історією, документами, договорами, судовими спорами, податковими питаннями та іншими ризиками. І якщо ця історія йому невідома, він фактично погоджується керувати компанією, не розуміючи, які юридичні наслідки можуть чекати вже завтра.

Саме тому професійний юридичний супровід перед вступом на посаду дозволяє не лише оцінити реальний стан підприємства, а й захистити директора від ситуацій, коли йому доводиться відповідати за проблеми, що виникли задовго до його призначення.